03 Σεπ Ασφάλεια σε εγκαταστάσεις γραφείων
Η ασφάλεια των γραφειακών εγκαταστάσεων ενός οργανισμού ή μιας επιχείρησης είναι μια πολύ σημαντική παράμετρο για την εύρυθμη λειτουργία της ανεξαρτήτως το μέγεθος της. Η διασφάλιση της προστασίας όσων εργάζονται και κινούνται μέσα σε αυτούς τους χώρους καθώς και των περιουσιακών στοιχείων που βρίσκονται εντός των εγκαταστάσεων απαιτεί συγκεκριμένα μέτρα ασφάλειας. Το πρόβλημα είναι ότι σε πολλές εγκαταστάσεις, η λήψη αυτών των μέτρων θεωρείται πάρεργο καθώς δεν είναι συνυφασμένο με το βασικό αντικείμενο της εργασίας και υποτιμάται η αναγκαιότητα λήψης τους. Πρέπει να συμβεί κάποιο περιστατικό για να αντιληφθούν τη σημασία τους. ΘΑ πρέπει όμως να συνειδητοποιήσουν όλοι ότι η ασφάλεια στους χώρους εργασίας μπορεί να μην είναι επένδυση που αποφέρει κέρδη με παραγωγικό τρόπο αλλά είναι επένδυση που διασφαλίζει τη συνεχή λειτουργία της επιχείρησης.
1)Εγκατάσταση συστημάτων ελέγχου πρόσβασης.
Πλέον είναι σχεδόν απαραίτητο ακόμα και σε μικρότερες επιχειρήσεις να υπάρχει σε λειτουργία ένα σύστημα ελέγχου πρόσβασης. Επιτρέπει στους οργανισμούς να διαχειρίζονται και να παρακολουθούν εκείνους που εισέρχονται στα διάφορα μέρη ενός γραφείου. Eνα αποτελεσματικό σύστημα ελέγχου πρόσβασης μπορεί να συνεισφέρει σημαντικά σε πολλά θέματα που σχετίζονται με την ασφαλή λειτουργία ενός γραφειακού χώρου. Τα πιο χαρακτηριστικά και κρίσιμα είναι τα ακόλουθα:
Α. Διαχείριση των ανοιγμάτων: Δηλαδή ενημέρωση για το άνοιγμα και κλείσιμο μιας πόρτας και ενημέρωση για πιθανές παραβιάσεις ανοιγμάτων και ενημέρωση για την κατάσταση ενός ανοίγματος (αν είναι ανοιχτή ή κλειστή).
Β. Διαχείριση ανθρώπων: Μέσω ενός συστήματος ελέγχου πρόσβασης μπορεί να δοθεί πρόσβαση σε εξουσιοδοτημένους ανθρώπους σε συγκεκριμένους χώρους και φυσικά το αντίθετο: Να μην επιτρέπεται η πρόσβαση σε καθορισμένους χώρους για κάποιες κατηγορίες εργαζομένων.
2)Εγκατάσταση συστημάτων επιτήρησης.
Ένα άλλο αποτελεσματικό μέτρο ασφαλείας για ασφάλεια γραφειακών χώρων είναι η χρήση ενός συστήματος παρακολούθησης. Η εγκατάσταση καμερών παρακολούθησης, ειδικά όταν αυτή ακολουθεί ένα δομημένο σχέδιο, σε γραφειακούς χώρους συμβάλλει στην αποτροπή πιθανών εισβολέων αλλά και προσφέρει πολύτιμα αποδεικτικά στοιχεία για τη διερεύνηση ενός συμβάντος.
3)Διαδικασία διαχείρισης επισκεπτών.
Η εισαγωγή ενός συστήματος ελέγχου επισκεπτών είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση της ασφάλειας μιας εγκατάστασης γραφείων. Οι επισκέπτες οφείλουν να αναγνωρίζονται και να επιτηρούνται κατάλληλα κατά την άφιξή και την περιήγηση τους τους στις εγκαταστάσεις του γραφείου.
Θα πρέπει επίσης να γίνεται διάκριση μεταξύ του εξουσιοδοτημένου μόνιμου προσωπικού και των επισκεπτών. Θα πρέπει να μη υπάρχει διαδικασία για την ταυτοποίηση και καταγραφή των επισκεπτών για να διασφαλίζεται ότι στην εγκατάσταση θα μπαίνουν μόνο όσοι πρέπει να μπουν και να γνωρίζουν οι υπεύθυνοι συνεχώς τον αριθμό όσων υπάρχουν εντός των εγκαταστάσεων.
4)Εκπαίδευση των υπαλλήλων.
Το μόνιμο προσωπικό παίζει ζωτικό ρόλο στη διατήρηση της ασφάλειας του γραφείου. Η εκπαίδευση και η ενημέρωση των εργαζομένων σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές, και πρωτόκολλα ασφαλείας παίζει πολύ σημαντικό ρόλο και θα πρέπει να επαναλαμβάνεται περιοδικά. Τα προγράμματα εκπαίδευσης θα πρέπει να περιλαμβάνουν τη κατανόηση του περιβάλλοντος στο οποίο κινούνται οι εργαζόμενοι, τον τρόπο με τον οποίο θα αντιδράσουν οι υπάλληλοι σε μια άμεση απειλή καθώς και τον τρόπο με τον οποίο θα ανιχνεύουν πιθανούς κινδύνους αλλά και πως θα ενημερώνουν για αυτούς.
Απλές λύσεις για ασφάλεια
Εκτός των προαναφερθέντων υπάρχουν ακόμα ορισμένες πρακτικές και σχετικά εύκολες προτάσεις για τη βελτίωση της ασφάλειας σε μια γραφειακή εγκατάσταση.
1) Χρήση φυλάκων.
Η χρήση φυλάκων από μια εταιρείας παροχής υπηρεσιών φύλαξης είναι μια δοκιμασμένη, εύκολη στην εφαρμογή και αξιόπιστη λύση. Πάντα η ύπαρξη ενός φύλακα αποτρέπει δυσάρεστες καταστάσεις και βοηθάει στον αποτελεσματικότερο έλεγχο όσων θέλουν να εισέλθουν στην υπηρεσία. Το προφανές μειονέκτημα αυτής της λύσης είναι ίσως το αυξημένο κόστος που όμως αν αναλογιστούμε τα οφέλη που μας δίνει αυτή η λύση αποσβένεται σχετικά γρήγορα.
2) Ασφάλεια στα σημεία εισόδου και εξόδου.
Όπως προαναφέραμε η εγκατάσταση συστημάτων ελέγχου πρόσβασης και η χρήση φυλάκων είναι απαραίτητη προϋπόθεση για τη διατήρηση της ασφάλειας στα κρίσιμα σημεία εισόδου- εξόδου. Όμως δεν είναι και ικανή από μόνη της για την επίτευξη του στόχου. Θα πρέπει τόσο τα συστήματα να λειτουργούν ικανοποιητικά όσο και ο φύλακες να επιτελούν σωστά το έργο που τους έχει ανατεθεί. Επίσης, ιδιαίτερα επικίνδυνα είναι τα δευτερεύοντα σημεία εισόδου και εξόδου σε μια γραφειακή εγκατάσταση όπως το άνοιγμα διασύνδεσης με τους υπόγειους χώρους στάθμευσης ή οι απολήξεις των κλιμακοστασίων.
3) Σχέδιο αντιμετώπισης καταστάσεων έκτακτης ανάγκης και εκκένωσης.
Όμως ασφάλεια σε μια γραφειακή εγκατάσταση δεν περιορίζεται μόνο στη θωράκιση από εξωτερικές απειλές. Η ασφάλεια έχει και την έννοια της προστασίας των εργαζομένων και των επισκεπτών σε μια εγκατάσταση σε μια περίπτωση έκτακτης ανάγκης όπως σεισμός ή πυρκαγιά. Η ύπαρξη καθιερωμένων ασκήσεων αντιμετώπισης καταστάσεων έκτακτης ανάγκης και εκκένωσης είναι ζωτικής σημασίας για την ασφάλεια της εγκατάστασης . Ένα συστηματοποιημένο και αποτελεσματικό σχέδιο εκκένωσης μπορεί να σώσει ζωές και να ελαχιστοποιήσει τις ζημιές σε περιπτώσεις πυρκαγιάς, φυσικής καταστροφής ή άλλων πιεστικών περιστάσεων. Αυτά τα σχέδια θα πρέπει να περιγράφουν σαφείς διαδρομές εκκένωσης, σημεία συγκέντρωσης και πρωτόκολλα επικοινωνίας.